Реестр журналов образец

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Реестр журналов образец

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

https://www.youtube.com/watch?v=o3lHHz-De5A

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Образцы

Реестр журналов образец

В данной статье рассмотрим журналы, которыми кадровик пользуется чаще всего.

Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов или групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом – по основной деятельности.

Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.

В моей статье представлен вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.

Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом:

Титульный лист

Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу “вид/группа приказов” – указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.

Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует.

Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например, «ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ», «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Также в журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала»

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Предлагаю образец журнала с традиционными для кадровой практики графами.

Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):

РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА

Далее следует форма самого журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:

В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то предлагаю 2 варианта:

1) сделать еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;

2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности 

Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот):

Форма журнала

Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный.

Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.

Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:

  • № п/п,
  • дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
  • фамилия, имя, отчество работника,
  • должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
  • структурное подразделение,
  • номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
  • наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
  • период освобождения от работы (с какого по какое число),
  • количество дней нетрудоспособности,
  • также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности? Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то – куда передан листок нетрудоспособности.

Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: “Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения”. В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание».

Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.

Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

https://www.youtube.com/watch?v=o3lHHz-De5A

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

Журнал регистрации трудовых договоров.

Титульный лист

2 и 3 страницы журнала (разворот):

Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/ardnaskela/obrazcy-goriachih-jurnalov-kadrovika-5eb9b9c7bca2ec5606d8147b

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.